Comunicare bene significa capirsi
Sotto pressione, chi parla può cercare un’azione immediata mentre chi ascolta ha bisogno di comprendere il contesto.
Mi aveva fatto sorridere un’immagine, e poi mi aveva lasciato una domanda: come mai due persone possono parlare dello stesso problema e continuare a non capirsi? La riflessione da cui nasce questo articolo riguarda proprio quella distanza.
Nel lavoro può accadere che chi parla sia concentrato sull’urgenza di ottenere un’azione, mentre chi ascolta cerchi di capire il senso della richiesta. Entrambi cercano di far avanzare la situazione, ma hanno bisogno di informazioni diverse in quel momento.
Urgenza e significato
Immaginiamo una richiesta molto breve: serve modificare un documento entro la giornata. Chi la formula conosce già il problema e pensa al tempo rimasto. Chi la riceve potrebbe aver bisogno di sapere quale parte cambiare, per quale ragione e con quali conseguenze sul lavoro già in corso.
La stessa frase può quindi sembrare chiara a chi la pronuncia e incompleta a chi la ascolta. Quando arriva una domanda di chiarimento, è utile chiedersi quale pezzo del contesto sia rimasto implicito.
Aggiungere quel pezzo può aiutare il gruppo a muoversi con maggiore autonomia. Chi comprende il motivo di una richiesta dispone di un criterio anche per affrontare le piccole decisioni che emergeranno durante il lavoro.
Non è mancanza di intelligenza ma mancanza di sintonizzazione.
Dare un contesto alla richiesta
Trovo utile rendere espliciti almeno tre aspetti: il risultato atteso, la ragione della priorità e i limiti entro cui decidere. Il livello di dettaglio dipende dalla situazione e dalla familiarità delle persone con il tema.
Una richiesta può essere breve e contenere comunque un orientamento. Sapere che cosa sia urgente, che cosa possa attendere e quale riscontro occorra alla fine aiuta a evitare interpretazioni diverse.
Anche chi ascolta partecipa alla chiarezza della comunicazione. Restituire con parole proprie ciò che ha compreso permette di verificare se il significato sia stato condiviso, prima di investire tempo nella direzione sbagliata.
Ascoltare anche la situazione
Nel confronto conta anche il momento in cui ci troviamo. Una preoccupazione, una scadenza o un’incertezza possono rendere più difficile una conversazione. Riconoscere la situazione aiuta a scegliere tono, tempo e quantità di informazioni.
Per me una buona comunicazione è un lavoro condiviso. Chi parla si assume la responsabilità di rendere comprensibile la richiesta; chi ascolta può segnalare ciò che manca e verificare il proprio orientamento.
Quando una conversazione si blocca, provo a tornare a una domanda semplice: di che cosa ha bisogno l’altra persona per capire e procedere? È un punto da cui può ricominciare il dialogo.
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